EL SISTEMA FACeB2B abre la puerta a la factura electrónica entre empresas

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La factura electrónica ya es una obligación legal para las empresas en muchos países

En Latinoamérica, casi el 100% de los países operan ya desde hace algunos años con modelos de factura electrónica que afectan a la totalidad de los contribuyentes. En algunos de estos países, la factura electrónica generada se recepciona y valida por la Agencia Tributaria correspondiente, de tal modo que el receptor tiene la seguridad de que se trata de una factura legalmente válida. EDISA dispone de un número importante de implantaciones en estos países y cuenta, por tanto, con experiencia en la implantación de este tipo de soluciones en las que existe un emisor, un receptor, la administración pública e incluso entidades intermedias.

En Italia, la factura electrónica será una realidad a partir del año 2019, estando todas las empresas obligadas, dando por tanto validez completa al formato digital y no requiriendo el consentimiento del receptor.

Otros países como Portugal, aplican un modelo diferente, en el que la factura se envía en papel, pero su contenido ha sido comunicado a la Agencia Tributaria Portuguesa antes de ser impresa para su envío. En 2019 se hace obligatorio el envío en formato electrónico a las administraciones públicas y es previsible que en un corto plazo se haga también obligatorio el envío en formato electrónico a cualquier entidad.

Esta misma tendencia se sigue en otros países de la U.E y es previsible que en muy pocos años exista un modelo de factura electrónica a nivel europeo, obligatorio para todas las empresas.

En España, además del sistema de facturación electrónica con la administración (Facturae) y del Suministro Inmediato de Información SII, para las declaraciones de IVA, se ha puesto recientemente en marcha una plataforma central para actuar de intermediario entre los subcontratistas del sector público y los contratistas principales. Este sistema se ha denominado FACeB2B y su utilización es obligatoria desde el 1 de Julio de 2018 para todos los subcontratistas del sector público, si bien muchas empresas todavía no conocen esta obligación.

“Las compañías subcontratadas que trabajen para proveedores de la Administración General del Estado y todas las Administraciones Públicas están obligadas desde esta misma fecha, según la Disposición Final trigésima segunda de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre de Contratos del Sector Público, a emitir facturas electrónicas a los contratistas y entregarlas en la plataforma FACeB2B, siempre que el importe sea superior a 5.000 euros. Sin embargo, también podrán remitir a dicha plataforma las facturas de importes menores, ya que en el momento de la entrega de la factura en FACeB2B, la factura es registrada y, a partir de dicho instante, el proveedor podrá aplicar los intereses de demora a que le autoriza la Ley de morosidad”.

Es decir, esta plataforma que la Administración Pública Española ha puesto a disposición de las empresas, apunta hacia un modelo similar al que se ha descrito en los párrafos anteriores, similar al de algunos países de Latinoamérica, en el que la administración tiene control sobre las facturas que se intercambian las empresas.

EDISA ha considerado oportuno desarrollar un nuevo módulo que denominamos LIBRA-FACeB2B, para hacer uso de esta plataforma, ya que pensamos que permitirá extender el uso de la factura electrónica a todas las empresas y aportará un sistema robusto que aporte seguridad a las empresas sobre las facturas que ha emitido, las que ha recibido y el estado de las mismas.

Cabe señalar, que La plataforma FACeB2B no dispone de portal web para la subida y descarga de facturas y todos los procesos de integración se realizan a través de WebServices. Este aspecto es importante, ya que no existe por tanto la alternativa de utilización “manual” por parte de las empresas de la plataforma, requiriendo por lo tanto el uso de alguna de las posibles soluciones existentes en el mercado o de LIBRA.

Cambios en las declaraciones informativas 2018 de la AEAT

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En la próxima campaña de declaraciones informativas 2018, a presentar a partir del 1 de enero de 2019 por la Agencia Tributaria, se modificará sustancialmente la forma de remisión de la información: además de la transmisión de los datos, el nuevo sistema validará simultáneamente la información.

Los registros con errores, fundamentalmente de identificación fiscal, no serán admitidos en la presentación.

La AEAT ha implementado un servicio de ayuda en la identificación fiscal. Este servicio devuelve nombre y apellidos tal como constan en el censo de personas físicas y puede consultarse de forma individual o masiva (relación de personas físicas).

Se implementará de forma progresiva, comenzando el 1/1/2019 para las siguientes informativas: 156, 181, 182, 187, 188, 190, 192, 193, 194, 196, 198, 291, 345, 346 y 347.

Puede consultar todos los detalles en el siguiente enlace: Información sobre Web Services de Calidad de Datos Identificativos

Para facilitar esta labor la AEAT ha puesto un Web Service Masivo de Calidad de Datos Identificativos (consulta simultánea de hasta 10.000 registros) para ayudar a consolidar y modificar en los sistemas de nuestros clientes esta información.

Ley de Presupuestos Generales del Estado en Libra Nóminas España

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Tras la aprobación y publicación de los Presupuestos Generales del Estado del pasado 4 de julio entran en vigor varios cambios que afectan al módulo de Libra-Nóminas en España. Las modificaciones más relevantes afectan a las cotizaciones y al IRPF de la siguiente manera:

Cotizaciones Sociales:

  • El tope máximo de la base de cotización en cada uno de los Regímenes de la Seguridad Social que lo tengan establecido, queda fijado en la cuantía de 3.803,70 euros mensuales o de 126,79 euros diarios o de 165,38 euros por jornada realizada.(Art.130 Apdo.1)
  • La base mínima de cotización para el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, que afecta también al Régimen de Artistas, pasa de 919,80 a 932,70, es decir, se incrementa 1,4% (Art.130 Apdo.5)
  • Los cambios se aplican “a partir del día primero del mes siguiente al de la entrada en vigor de la presente norma”, es decir, en la nómina de agosto que es la que se cotiza en septiembre.

Nuevo Algoritmo de Cálculo del IRPF

  • Se desarrollan los cambios publicados en el algoritmo de cálculo del tipo de retención a cuenta del IRPF para los rendimientos del trabajo personal IRPF 2018 como consecuencia de la LPGE.
  • Las modificaciones introducidas no van a afectar a todo el colectivo de trabajadores, sino a los que se encuentren en alguna (o varias) de las siguientes situaciones:
    •  Que sus rendimientos netos del trabajo en 2018 (una vez aplicadas, en su caso, las reducciones por irregularidad) no superen los 16.825 euros anuales.
    • Residentes en Ceuta o Melilla que, a lo largo del ejercicio 2018, hayan obtenido rendimientos del trabajo en dichas ciudades que puedan beneficiarse de la deducción por obtención de rentas en Ceuta y Melilla del art. 68.4 LIRPF.
    • Que se trate de contribuyentes que hayan obtenido a lo largo del ejercicio 2018 rendimientos íntegros anuales no superiores a 22.000 euros y proceda aplicarles el límite establecido en el artículo 85.3 del RIRPF sobre la cuota de retención (límite que se ve afectado por los nuevos límites excluyentes de la obligación de retener).
  • Estos cambios se aplican a partir del 5 de Julio de 2018.

Para poder incorporar las modificaciones anteriores es necesario aplicar una actualización del módulo Libra-Nóminas.

Recursos Humanos no solo es gestión de nóminas

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Automatización inteligente con las plataformas de RRHH

En otras épocas las herramientas de recursos humanos eran consideradas como meras soluciones para tratar las nóminas de los empleados. Hoy su evolución es tan amplia que se han vuelto fundamentales para el desarrollo empresarial dentro de la compañía, ya que permiten a las organizaciones ser más competitivas y realizar una mejor gestión del talento dentro de la empresa.

Hay que tener en cuenta que, actualmente, una eficiente gestión del personal es fundamental para una organización si se pretende estar dentro del entorno de transformación digital. Por lo que las organizaciones se ven obligadas a necesitar plataformas de recursos humanos que permitan gestionar el talento de sus empleado, considerado uno de los activos más importante de la empresa.

Las empresas actuales se preocupan por atraer el talento y mantenerlo, generando mucha información que debe ser explotada y gestionada a través de herramientas analíticas que incorporan dichas herramientas.

Un estudio realizado recientemente informaba que el 85% de las empresas tienen una solución de recursos humanos. Así mismo, el 53% lo posee desde hace más de seis años, pasando únicamente de tener automatizada la gestión de nóminas a implementar la gestión de presencia, portal del empleado,etc. en una única herramienta para la gestión de todo el departamento de Recursos Humanos de la compañía.

Grupo Edisa con su ERP LIBRA permite automatizar todos los procesos dentro de la compañía desde el área de Recursos Humanos hasta los indicadores de gestión de capital humano incorporados en los cuadros de mando de RRHH, desarrollados desde la división Business Intelligence de Edisa.

Actualización 2018/06 de Libra Nómina España

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Ya se encuentra disponible la próxima actualización de Libra Nómina para España. A continuación se resumen las principales adaptaciones desarrolladas:

Contratos Fijos Discontinuos:

En el último boletín de noticias RED (BNR 2/2018 de 28 de mayo de 2018) se indica que los controles de los trabajadores con contratos fijos discontinuos se van a equiparar a los contratos a tiempo parcial en cuanto al cálculo de la base mínima y al envío del número de horas trabajadas.

Por tanto, a partir del próximo mes de JULIO, con independencia del período de liquidación que se esté presentando (ya sean liquidaciones ordinarias o complementarias de períodos anteriores), en los contratos 3xx (fijos discontinuos) se deberá enviar siempre el nº de horas trabajadas, independientemente de que la actividad se desarrolle a tiempo completo o a tiempo parcial, salvo que se encuentren en situación de IT, maternidad / paternidad, o riesgo durante el embarazo o lactancia, en cuyo caso no hay que comunicar esa información. 

Para que el usuario pueda informar del desglose de horas por cada contrato fijo discontinuo se habilita en el contrato del trabajador la casilla de verificación “T.Parcial / Fijo Disc.” y se modifican los procesos de cálculo, cotización, afiliación y comparativas de datos SILTRA en base a esta parametrización.

Los cambios que deban realizarse en el contrato del trabajador se informarán a nueva fecha de validez  (01/06/2018) y será necesario recalcular la nómina en el caso de que ya esté calculada.

Con estas modificaciones el tratamiento en la cotización para un tiempo parcial será el mismo que para un fijo discontinuo en cuanto al calculo de base reguladora, ajuste de días cotizados, base mínima, horas y envió de datos en cotización.

Horas Formación Teórica Presencial/Distancia:

Se modifica el cálculo de costes en Libra-Nóminas en base al aplicado por Seguridad Social cuando se dan horas de formación teórica o tutorías. 

Teniendo en cuenta que la Seguridad Social subvenciona el coste de las horas de formación teórica presencial (CD10) o a distancia (CD11) aun cuando el productor tiene todas sus cuotas bonificadas, se modifica el cálculo en Libra-Nóminas para reducir el coste necesario en cada caso. De esta manera si un productor tiene, por ejemplo, un contrato de formación con una relación laboral que bonifica el total de cuotas (9928) y a mayores se indican horas de formación teórica o tutorías (CD33), tanto la seguridad social como Libra reducen el coste en el importe subvencionado generando en su caso costes negativos en tramos de forma similar a un pago delegado.

Envío Certificados Maternidad/Paternidad por FDI (Siltra):

Tal y como se expone en la Orden ESS/214/2018, de 1 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social (BOE del día 6 de marzo de 2018) comienza la obligatoriedad por parte de las empresas de remitir mediante el Sistema RED, los certificados de empresa a efectos de la tramitación de las prestaciones por maternidad y paternidad. 

Esta obligación, que se hizo efectiva el 1 de ABRIL de 2018, ha sido resuelta desarrollando una nueva opción en la generación de archivos FDI (Mensaje de Documentos del INSS) donde el usuario puede seleccionar y generar los archivos de comunicación para las bajas de Maternidad/Paternidad.

Régimen de Artistas:

Se incorpora a Libra-Nóminas el régimen especial de Artistas permitiendo la gestión completa de las relaciones laborales en espectáculos públicos. Para su calculo y cotización se implementan los procedimientos especificados en el artículo 32 del Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros derechos de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto 2064/1995,de 22 de diciembre, modificado por el Real Decreto 335/2004, de 27 de febrero y el Real Decreto 708/2015, de 24 de julio. Tras la reciente entrada de este régimen en el Sistema de Liquidación Directa se desarrollan también los procedimientos de comunicación con la Seguridad Social así como los circuitos de resolución de las posibles diferencias encontradas en los procesos de liquidación.

Gestión de Pagos:

Se desarrolla la posibilidad de generar y gestionar pagos para liquidaciones L02 (Complementaria por salarios de tramitación) y L90 (Complementarias por incremento de bases) de forma que Libra-Nóminas permite llevar al proceso de pago todos los tipos de nómina calculados por el sistema.

A mayores desde la gestión de pagos se añade la posibilidad de generar agrupaciones de pagos dentro de una propuesta ya generada. Estas agrupaciones permiten gestionar un determinado número de pagos seleccionados en base a múltiples filtros como puede ser un importe límite, un determinado banco, una forma de pago, etc o también realizar una posible selección manual. Dentro de la gestión de estas agrupaciones se permite la apertura, cierre, volcado a archivo, consulta y/o impresión de los datos agrupados.

En la generación de propuestas de nómina se incluyen nuevos filtros (fecha fin de nómina, tabla/grupo estadístico…) que permite poder agrupar bajo un mismo código de propuesta las liquidaciones generadas de forma semanal, quincenal, etc… pudiendo filtrar un determinado grupo de productoes.

Nuevas Liquidaciones V03 y V90:

Tal y como se especifica en el último BNR publicado el pasado 28 de Mayo aparecen 2 nuevos tipos de liquidación adicionales que permiten generar liquidaciones complementarias sobre las L13 (Vacaciones devengadas y no disfrutadas). Estos tipos son:

  • Liquidación V90: Liquidación complementaria por vacaciones no disfrutadas y retribuidas correspondientes a períodos de liquidación no incorporados al SLD o por incremento de bases de periodos de vacaciones no disfrutadas. Este tipo de liquidación es el que se debe utilizar para generar una complementaria sobre una L13. (L90 sobre L13)
  • Liquidación V03: Liquidación complementaria por abono de salarios con carácter retroactivo correspondiente a períodos de vacaciones no disfrutadas y retribuidas. Este tipo de liquidación se puede interpretar como el utilizado para enviar una cotización de atrasos sobre una L13. (L03 sobre L13)

En LIBRA-Nómina se incorporan estos 2 tipos de liquidación que se generan de la siguiente forma:

  • V90: Esta liquidación deberá realizarse desde la entrada manual de cotización y tendrá que estar incluida en una liquidación L90. El origen del tramo 1030 indicará al programa que se trata de vacaciones no disfrutadas. El tratamiento para Siltra será el mismo que para una L90 y se tratará de forma independiente durante todo el proceso (envío/recepción de archivos, comparativas, etc). 
  • V03: Esta liquidación puede generarse desde la entrada manual de cotización de forma similar a la V90 o bien puede generarse como resultado de un cálculo de atrasos de convenio.El tratamiento para Siltra será exactamente el mismo que para una L03 y se tratará de forma independiente durante todo el proceso (envío/recepción de archivos, comparativas, etc). 

Según la información publicada, la entrada en vigor para estos tipos de liquidación está prevista para el mes de JULIO. No obstante existe documentación relativa a la composición de liquidaciones complementarias que la Seguridad Social tiene pendiente de publicación por lo que la versión definitiva para la generación de estas liquidaciones desde Libra-Nómina no será distribuida hasta que esta documentación sea pública. 

Para poder incorporar estas adaptaciones se hace necesario actualizar el módulo de Libra-Nómina a última versión.