7 errores que se cometen en la gestión de proyectos IT y cómo evitarlos

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Uno de los principales temores de los directivos a la hora de implantar un proyecto IT es que, a menudo, este tipo de proyectos suelen demorarse más tiempo de lo previsto y, por lo tanto, acaban costando más de lo que estaba inicialmente presupuestado.

Los problemas que se derivan de la puesta en marcha de un proyecto de tal envergadura son bastante similares, aunque no tengan nada que ver uno con otro. A continuación se destacan cuáles son los errores más comunes a la hora de implementar una estrategia IT, así como, algunos consejos para evitarlos.

ERROR 1: No dividir un proyecto grande en partes más pequeñas:

Dividir un proyecto en partes más pequeñas y manejables hará que el personal implicado se sienta más cómodo y seguro. Para evitar que el equipo se sobrecargue ante un proyecto de grandes dimensiones, es bueno dividirlo en partes más pequeñas que, a su vez, se desglosan en tareas. Cada tarea deberá ser adjudicada al miembro del equipo más adecuado para realizarla.

ERROR 2: No se cuenta con todo el equipo para establecer objetivos intermedios

Es bueno realizar una reunión inicial con todas las partes que participarán en el proyecto. Que todo el equipo sepa qué funciones desempeña cada uno, quién son los responsabilidades y cuáles son las entregas, hace que el equipo sea más autónomo, auto-organizado y tenga una perspectiva más global y compacta del conjunto.

ERROR 3: No priorizar proyectos y tareas

Los departamentos IT, en ocasiones, llevan a cabo varios proyectos al mismo tiempo sin marcar qué proyectos o tareas tienen prioridad. Es importante que el responsable establezca prioridades y comunique los cambios.

ERROR 4: No tener en cuenta que la gestión de proyectos también incluye la gestión de personas

La falta de gestión de los miembros del equipo que afrontan un proyecto lleva a retrasos, disminución de la calidad y costos más altos. Para evitarlo, el responsable debe asegurarse que todos entiendan cuál es su papel y por qué es importante para conseguir el éxito del proyecto. Además, debe establecerse un control periódico para llevar un seguimiento.

ERROR 5: Dejar que los cambios se produzcan de manera descontrolada

Los cambios que se efectuen en un proyecto deberán estar alineados con la visión global. Antes de realizar alteraciones habrá que definir claramente los objetivos, así como identificar los factores de éxito.

ERROR 6: No utilizar una herramienta de gestión de proyectos

Para mantener el control sobre los proyectos, es importante ayudarnos de herramientas de gestión de tareas que nos proporcionan una visión global del estado del proyecto y de su evolución.  Cabe destacar que la documentación de cada proyecto debe estar al día e ir actualizándose siempre que lo requiera. Saltarse este paso podría derivar en muy malas consecuencias, como por ejemplo, la duplicidad del trabajo.

ERROR 7: No cambiar las cosas cuando van mal

Es muy importante generar informes que suministren a los ejecutivos la información que necesitan para tomar las decisiones más oportunas en cada momento y, así, poder aprovechar las oportunidades o esquivar las amenazas que se van interponiendo en el transcurso del proyecto. No identificar lo que va mal en el momento preciso puede acarrear consecuencias fatales.